X3 – Zielgerichtete Kommunikation
Diese Managementaktivität gehört zum 6-monatigen Zyklus. Die Aktivitäten in diesem Zyklus definieren und überarbeiten die Strategie zur Wertschöpfung.
Was
Diese zielgerichtete Kommunikation informiert alle in der Organisation über den Wert, den wir kürzlich geschaffen haben, sowie über unsere Strategie zur Wertschöpfung in der Zukunft.
Warum
Diese zielgerichtete Kommunikation hat mehrere Vorteile, darunter:
- Alle bleiben über die Programme und Projekte informiert, die derzeit durchgeführt werden oder in naher Zukunft geplant sind. Das reduziert Konflikte und Überraschungen und bringt nützliche Ideen aus einem größeren Kreis von Beteiligten ein.
- Sie erinnert alle daran, dass Programme und Projekte durchgeführt werden, um Wert zu schaffen, und dass ihre Aktivitäten mit dem definierten Zweck übereinstimmen und zur Wertschöpfung beitragen sollten.
Wer
Zielgerichtete Kommunikationen im Portfoliomanagementsystem werden vom Portfoliomanager versendet.
Wie
Diese zielgerichtete Kommunikation enthält folgende Informationen:
- Eine vereinfachte Kopie der Wertschöpfungsmatrix zusammen mit einer kurzen Beschreibung.
- Einen kurzen Bericht über die aus Programmen und Projekten realisierten Nutzen (falls nicht bereits auf Programm- oder Projektebene durchgeführt, z. B. in Aktivität G03 von P3.express).
Die Informationen können per E-Mail verschickt werden. Alternativ kann die Aktivität zu einer organisatorischen Veranstaltung gemacht werden, bei der alle zusammenkommen, die Informationen geteilt werden und zusätzliche, spannende Aktivitäten stattfinden, um die Erfolge zu feiern und allen ein positives Erlebnis zu bieten.
Falls es in der Organisation nur wenige aktive nachgelagerte Programm- und Projektzyklen gibt, können deren zielgerichtete Kommunikationen (z. B. Aktivität G03 von P3.express) in ihren jeweiligen Ebenen durchgeführt werden.
Andernfalls ist es in der Regel am besten, ihre zielgerichteten Kommunikationen auf die Ebene des Portfoliomanagements zu verlagern und zu vereinheitlichen, um die Kommunikationsmenge zu reduzieren und die Wirksamkeit zu steigern.
Der Portfoliomanager sollte die Empfänger ermutigen, nach Erhalt der Nachricht ihre Meinungen mitzuteilen.
Beachte, dass sich diese Kommunikation an ein breites Publikum innerhalb der Organisation richtet. Daher ist es wichtig, sie einfach, kurz und nicht technisch zu halten.