Y4 – Realizarea unei comunicări eficiente
Activitățile de management din acest grup aparțin ciclului lunar. Activitățile de management din acest ciclu Ajută activitățile de îmbunătățire continuă a sistemului de management al portofoliului.
Ce?
Acesta este momentul pentru a transmite un scurt mesaj tuturor celor din organizație, informându-i despre cele mai importante aspecte ale managementului portofoliului:
- Îmbunătățirile planificate (dacă sunt relevante pentru audiență)
- Progresul programelor și proiectelor independente aflate în curs de desfășurare
- Lista programelor și proiectelor independente începute sau finalizate
De ce?
Aceste comunicări ajută la informarea corespunzătoare a tuturor celor din organizație, reducând rata conflictelor interne și riscurile și totodată generează idei utile din partea audienței.
Cine?
Comunicarea în sistemul de management al portofoliului este realizată de către managerul de portofoliu.
Cum?
Comunicările pot fi adresate prin e-mail.
Această activitate poate fi ignorată dacă s-a realizat deja la nivelul programului și proiectului (ex: în activitățile A10 și F06 din cadrul sistemului P3.express). Cu toate acestea, atunci când există multe programe și proiecte în curs de desfășurare, este recomandat să mutați comunicarea la acest nivel și să transmiteți un mesaj centralizat pentru a reduce numărul de informări și să mențineți o comunicare eficientă.
Managerul de portofoliu ar trebui să încurajeze destinatarii mesajelor să își împărtășească opiniile după primirea mesajului.
Amintiți-vă că activitatea de comunicare vizează o gamă largă de audiențe din organizație. Prin urmare, păstrați comunicarea simplă, scurtă și non-tehnică.