X3 – Realizarea unei comunicări eficiente
Acest grup de activități de management aparțin ciclului semestrial.Activitățile din acest ciclu definesc și sunt revizuite în cadrul Strategiei de generare a valorii.
Ce?
Prin această activitate, întreaga organizație va fi informată cu privire la valoarea deja generată și de asemenea, despre strategia organizației de generare a valorii în viitor.
De ce?
Realizarea unei comunicări eficiente are multiple avantaje, printre care:
- Toată lumea este informată cu privire la programele și proiectele care se desfășoară sau vor fi derulate în viitorul apropiat, ceea ce contribuie la reducerea conflictelor și totodată generează mai multe idei utile din partea oricăror membri ai organizației.
- Se reamintește tuturor că programele și proiectele sunt realizate pentru a genera valoare strategică și că activitățile trebuie să fie aliniate cu scopul definit și să contribuie la generarea de valoare.
Cine?
Comunicarea în sistemul de management al portofoliului este realizată de managerul de portofoliu.
Cum?
Comunicările vor conține următoarele informații:
- O copie simplificată a matricei de generare a valorii împreună cu o scurtă descriere.
- Un scurt raport al beneficiilor realizate din programele și proiectele finalizate (dacă nu se realizează la nivel de program sau proiect, cum ar fi în activitatea G03 din cadrul sistemului P3.express)
Comunicarea poate fi realizată prin e-mail sau se poate realiza în cadrul unui eveniment de prezentare cu participarea tuturor celor din organizație și unde pot fi incluse și câteva activități pentru celebrarea realizărilor împreună cu toată echipa de lucru.
Dacă există doar câteva cicluri post-program și post-proiect în organizație, comunicarea (ex: activitatea G03 din sistemul P3.express) se poate realizează la nivelul acestora. Prin urmare este mai bine să realizați activitatea de comunicare la nivel de portofoliu într-un mod consolidat, pentru a reduce cantitatea de informație și a menține informările eficiente.
Managerul de portofoliu ar trebui să încurajeze destinatarii să schimbe opinii și păreri după primirea mesajului.
Amintiți-vă că activitatea de comunicare vizează o gamă largă de audiențe din organizație. Prin urmare, încercați să păstrați comunicarea simplă, scurtă și non-tehnică.