Y2 – Оцінити поточні програми та проєкти

Що

Вимірюйте ефективність поточних програм і проєктів та переоцінюйте їх очікувані вигоди.

Чому

У процесі виконання програм і проєктів ми дізнаємося про них більше і можемо зробити нашу оцінку їхньої цінності більш реалістичною. Таке уточнення може призвести до зупинки програм і проєктів, які втрачають своє абсолютне обґрунтування або до призупинення тих, чиє відносне обґрунтування суттєво зменшилося. Обидві дії допомагають краще використовувати наші ресурси та можливості.

З іншого боку, ця оцінка може показати, що програма або проєкт стали важливішими ніж були раніше, а отже потребують більшої підтримки та вищого пріоритету в організації.

Хто

Ефективність програм і проєктів вимірюється їх менеджерами під контролем менеджера портфеля. Переоцінка очікуваних вигод здійснюється спонсорами програм і проєктів під контролем менеджера портфеля.

Як

Ця діяльність пов’язана з циклічною діяльністю з вимірювання ефективності управління програмами та проєктами (наприклад, діяльність C01 в P3.express). Для систем управління програмами або проєктами, які не мають циклічної вимірювальної діяльності - її необхідно додати.

Зазвичай ми очікуємо мати наступні виміри:

• Загальний прогрес (у відсотках)
• Прогноз інвестицій по завершенню (наприклад, час і вартість)

Менеджер портфеля відповідає за те, щоб ефективність програм і проєктів вимірювалася правильно. Менеджеру портфеля також необхідно працювати зі спонсором кожної програми або проєкту для переоцінки очікуваних вигод (наприклад, захід B03 в P3.express). Всі дані будуть зберігатися в Матриці створення цінності.

Менеджеру портфеля необхідно уникати збору необов’язкових даних, а натомість зосередитися на даних, які слугують чіткій меті та роблять систему простою і цілеспрямованою.

Після оновлення інвестиційного прогнозу та очікуваних вигод, менеджер портфеля може переоцінити очікувану цінність:

Цінність = вигоди ÷ інвестиції

На основі нової цінності, якщо програма або проєкт втрачає своє абсолютне обґрунтування або його відносне обґрунтування суттєво зменшується, можливо її доведеться зупинити або призупинити. Якщо менеджер портфеля і спонсор можуть дійти згоди щодо такого рішення відповідно до Матриці створення цінності, вони фіналізують його в цій діяльності. В іншому разі, менеджеру портфеля необхідно запустити позачерговий піврічний цикл.

В рамках цієї діяльності спонсор може оновити бізнес-кейс, отримавши підтвердження від менеджера портфеля.