X3 – Провести цілеспрямовану комунікацію

Що

Ця цілеспрямована комунікація інформує кожного в організації про цінність, яку ми нещодавно створили, і про нашу стратегію створення цінності в майбутньому.

Чому

Така цілеспрямована комунікація має багато переваг, серед яких наступні:

• Всі залишаються поінформованими про програми та проєкти, які реалізуються або будуть реалізовані в найближчому майбутньому, що зменшує кількість конфліктів та несподіванок, а також генерує корисні ідеї від ширшої аудиторії.
• Нагадує всім, що програми та проєкти реалізуються для того, щоб створювати цінність, і що їхня діяльність повинна відповідати визначеній меті та сприяти створенню цінності.

Хто

Цілеспрямовану комунікацію в системі управління портфелем надсилає менеджер портфеля.

Як

Ця цілеспрямована комунікація містить наступну інформацію:

• Спрощена копія Матриці створення цінності разом з коротким описом
• Короткий звіт про вигоди, отримані від програм і проєктів (якщо це не зроблено на рівні програми або проєкту, як, наприклад, у діяльності G03 P3.express)

Інформацію можна надіслати електронною поштою, або ж перетворити цю діяльність на організаційний захід, де всі збираються разом, діляться інформацією, а також проводять деякі додаткові захоплюючі заходи, щоб відсвяткувати досягнення і зробити це приємним досвідом для всіх.

Якщо в організації є лише кілька активних пост-програмних і пост-проєктних циклів, то їхні цілеспрямовані комунікації (наприклад, діяльність G03 з P3.express) можна здійснювати на їх рівнях. В іншому випадку, як правило, краще перенести їхні цілеспрямовані комунікації на рівень управління портфеля та уніфікувати їх, щоб зменшити кількість комунікацій і зробити їх більш ефективними.

Менеджеру портфеля варто заохочувати одержувачів ділитися своїми думками після отримання повідомлення.

Пам’ятайте, ця комунікація спрямована на широкі кола в організації. Тому важливо, щоб вона була простою, короткою і нетехнічною.