Y4 – Направить фокусированную коммуникацию

Этот шаг относится к Ежемесячному циклу. Шаги в этом цикле помогают непрерывно улучшать систему управления портфелем.

Что

Сейчас самое время отправить краткое сообщение всем сотрудникам организации и проинформировать их об основных моментах управления портфелем проектов:

О запланированных улучшениях (если они актуальны для широкой аудитории)
О прогрессе текущих программ и отдельных проектов
О списке программ и отдельных проектов, которые были запущены или остановлены

Почему

Эта фокусированная коммуникация позволяет всем в организации оставаться в курсе дел. Это может помочь уменьшить количество конфликтов и неожиданностей, а также генерировать полезные идеи от более широкой аудитории.

Кто

Фокусированные коммуникации в системе управления портфелем направляет менеджер портфеля.

Как

Содержимое этой фокусированной коммуникации может быть отправлено по электронной почте.

Этот шаг можно пропустить, если его содержание уже было передано на уровнях программ и проектов (например, шаги A10 и F06 из P3.express). Однако, когда параллельно в работе много программ и проектов, лучше перенести фокусированные коммуникации на уровень портфеля и отправить единое сообщение, чтобы сократить их количество и повысить эффективность.

Менеджер портфеля должен поощрять получателей делиться своими мнениями после получения сообщения.

Помните, что это сообщение нацелено на широкую аудиторию в организации. Поэтому оно должно быть простым, коротким и не насыщенным техническими деталями.