Z1 – أدِر عناصر المتابعة

ماذا

في هذا النشاط، نقوم باستمرار بإدارة عناصر المتابعة الشاملة (المخاطر، والمشكلات، وطلبات التغيير، وخطط التحسين، والدروس المستفادة).

لماذا

تؤثر معظم عناصر المتابعة على برنامج أو مشروع واحد وتتم إدارتها محليًا. ومع ذلك، هناك أيضًا برامج شاملة تؤثر على برامج ومشاريع متعددة وتحتاج إلى إدارتها بطريقة متكاملة وشاملة على مستوى إدارة المحفظة حتى تكون أكثر فاعليّة.

مَن

مدير المحفظة هو المُيسِّر الرئيسي في هذا النشاط ويعمل بشكل وثيق مع الأوصياء.

كيف

يمكن لمدراء البرامج والمشاريع تحديد عناصر المتابعة الشاملة (على سبيل المثال، في النشاط D01 في نظام P3.express). وعندما يحدث ذلك، يجب عليهم إبلاغ مدير المحفظة على الفور.

يجب على مدير المحفظة مراقبة السجلات الخاصة بالبرامج والمشاريع بشكل مستمر للعثور على أنماط يمكن أن تؤدي إلى تحديد عناصر المتابعة الشاملة.

عند إضافة عنصر جديد إلى سجل المتابعة الشامل، يجب القيام بما يلي:

• تكليف أحد أعضاء مجلس إدارة المحفظة أو مدراء البرامج أو مدراء المشاريع ليكون الوصيّ عليه لمتابعة وتحديث حالته.
• يجب على الأوصياء إبلاغ مدراء جميع البرامج والمشاريع التي قد تتأثر بوجود العنصر. يجب أن يكون مدير المحفظة على اتصال مع الأوصياء بشأن حالة عناصر المتابعة الخاصة بهم والتأكد من متابعتها جميعًا حتى يتم إغلاقها.

عندما يدرك مدير المحفظة أن أحد عناصر المتابعة يمكن أن يكون له تأثير كبير على مصفوفة تحقيق المنافع، يجب عليه تنفيذ حلقة إدارية نصف سنوية استثنائية. وبخلاف ذلك، يُفوَّض مدير المحفظة لاتخاذ قرار بشأن كيفية الاستجابة لتلك العناصر. وقد يحصل مدير المحفظة على مساعدة من مدراء البرامج والمشاريع لتصميم الاستجابات.

يجب اتباع العمليات والسياسات التنظيمية الموثقة ذات الصلة في وصف المحفظة بعناية في هذا النشاط.