X3 – أرسل خطاباً توجيهياً مركزاً

ماذا

يعد الاتصال المُركَّز بمثابة رسائل موجهة للجميع داخل المنظمة، تهدف إلى إبلاغهم بالمنافع التي تم تحقيقها مؤخرًا واستراتيجيتنا لتحقيق منافع أكبر في المستقبل.

لماذا

يتمتع الاتصال المُركَّز بمزايا متعددة، والتي تشمل ما يلي:

• يُطلع الجميع على البرامج والمشاريع الجارية والمستقبلية، مما يقلل من التضارب والمفاجآت ويُولِّد أفكارًا مفيدة من الجمهور الأوسع.
• يُذكِّر الجميع بأن البرامج والمشاريع يتم تنفيذها لتحقيق المنافع، وأن أنشطتها يجب أن تتماشى مع الهدف المحدد وتساهم في تحقيق المنافع.

مَن

يقوم مدير المحفظة بإرسال الاتصالات المُركَّزة في نظام إدارة المحفظة.

كيف

يتضمن الاتصَال المُركَّز المعلومات التالية:

• نسخة مُبسطة من مصفوفة تحقيق المنافع مع وصف مختصر.
• تقرير مُختصر عن الفوائد المتحققة من البرامج والمشاريع (إذا لم يتم إجراؤها على مستوى البرنامج أو المشروع، كما هو الحال في النشاط G03 في نظام P3.express).

يمكن إرسال المعلومات عبر البريد الإلكتروني، أو يمكن تحويل النشاط إلى حدث تنظيمي يتم فيه جمع الكل ومشاركة المعلومات وإضافة بعض الأنشطة الممتعة الإضافية للاحتفال بالإنجازات وجعلها تجربة ممتعة للجميع.

إذا كان هناك عدد قليل فقط من الحلقات النشطة لما بعد البرنامج وما بعد المشروع في المنظمة، فيمكن إجراء اتصالاتها المُركَّزة (على سبيل المثال، النشاط G03 في نظام P3.express) في مستوياتها الخاصة. أما إذا كان هناك عدد كبير من الحلقات، فمن الأفضل عادةً دمج اتصالاتها المُركَّزة في مستوى إدارة المحفظة وتوحيدها لتقليل كمية الاتصالات وجعلها أكثر فاعليّة.

يجب على مدير المحفظة تشجيع المُتلقين على مشاركة آرائهم بعد تلقي الرسالة. تذكر أن هذه الاتصالات تستهدف جمهورًا واسع النطاق في المنظمة. ولذلك، من المهم أن تكون بسيطة وموجزة وغير فنّية.