X3 – Komunikowanie się w przygotowany sposób
To działanie zarządcze należy do Cyklu 6-Miesięcznego. Działania w tym cyklu definiują i modyfikują strategię generowania Wartości.
Co
Ta przygotowana komunikacja informuje wszystkich w organizacji o ostatnio wygenerowanej Wartości i o strategii generowania Wartości w przyszłości.
Dlaczego
Ta przygotowana komunikacja ma wiele zalet, w tym takie, jak:
- Wszyscy w organizacji są na bieżąco informowani o realizowanych obecnie, jak i w najbliższej przyszłości programach i projektach, co zmniejsza konflikty i zaskoczenia oraz generuje przydatne pomysły przez szersze grono osób.
- Przypomina wszystkim, że programy i projekty są realizowane w celu wygenerowania Wartości oraz że ich działania powinny być zgodne ze zdefiniowanymi celami i przyczyniać się do generowania Wartości.
Kto
Komunikacja w systemie zarządzania portfelem jest realizowana przez menedżera portfela.
Jak
W ramach tej komunikacji przesyłane są następujące informacje:
- Uproszczona kopia Macierzy Generowania Wartości wraz z krótkim opisem
- Krótki raport dotyczący korzyści uzyskanych z programów i projektów (o ile nie jest przygotowywany na poziomie programu lub projektu, na przykład w ramach działania G03 w P3.express).
Informacje mogą być przekazywane mailowo lub – alternatywnie – działanie to może być przekształcone w wydarzenie firmowe/organizacyjne z udziałem wszystkich, podczas którego informacje są przekazywane. Dodatkowo do programu takiego wydarzenia mogą być wprowadzone specjalne punkty, np. świętowanie osiągnięć, tak by było ono przyjemne dla wszystkich uczestników.
Jeśli w organizacji jest tylko kilka aktywnych cykli po-programowych lub po-projektowych, wtedy związana z nimi komunikacja (np. działanie G03 w P3.express) może być zrealizowana na ich poziomie. W innym przypadku najlepiej jest realizować komunikację na poziomie zarządzania portfelem w zunifikowany sposób, co zmniejsza liczbę komunikatów i czyni je efektywniejszymi.
Menedżer portfela powinien zachęcać adresatów do dzielenia się swoimi opiniami po otrzymaniu wiadomości.
Należy pamiętać, że ta komunikacja skierowana jest do szerokiego grona odbiorców w organizacji. Dlatego też powinna być prosta, zwięzła i nie-techniczna.