Awtovalutazzjoni tat-Tmexxija (sħiħa)

Qed tmexxi tim ta’ 8 persuni fi proġett. It-tim tiegħek ilu jaħdem fuq riżultat tanġibbli 17-il jum, u tbassar li jitlesta f’jumejn. Madankollu, il-maniġer tal-proġett bagħatlek riżultat tanġibbli ġdid li jrid jinbena b’urġenza. L-istima hija li dan ikun jeħtieġ 20 sa 30 jum biex jitlesta.

X’tagħmel?

Int il-maniġer ta’ proġett tal-kostruzzjoni. Wieħed mit-timijiet tiegħek huwa involut f’ħafna mid-disinji elettriċi fil-proġett. Skont il-proċeduri tal-kumpanija, iridu jibagħtu kull dokument ta’ disinn lid-dipartiment tal-elettriku biex jiġi rivedut minn wieħed mill-esperti u approvat mill-kap tad-dipartiment. Il-maniġer ta’ dak it-tim ġie għandek jgħid li l-proċedura tal-approvazzjoni ddewmilhom xogħolhom b’mod sinifikanti.

X’taħseb?

Int il-maniġer ta’ proġett għall-bini ta’ binja multifunzjonali għal klijent estern. Qed tibni kollox fuq id-disinji li tak il-klijent, imma xorta għandek perit intern biex jiżgura li kollox ikun sew. Ġurnata waħda, il-perit tiegħek jiġi għandek u jgħidlek hekk:

“Innutajt li l-binja m’għandhiex daħla aċċessibbli għas-siġġijiet tar-roti. Dejjem jista’ jkun hemm rampa portabbli lesta jekk xi ħadd ikollu bżonnha, imma dik mhijiex perfetta u turi li d-disinn ma kienx inklużiv biżżejjed. Is-suġġeriment tiegħi huwa li nżidu rampa mad-daħla għall-aċċessibbiltà.”

Il-kumment jidhirlek f’loku. Waqt li intom it-tnejn kontu għadkom qed titkellmu dwaru, ir-rappreżentant tal-klijent daħal fl-uffiċċju tiegħek għal għarrieda, u t-tlieta li intom bdejtu tiddiskutu l-idea taż-żieda tar-rampa. Minħabba l-ispiża u l-ħin żejda involuti, ir-rappreżentant tal-klijent jiċħad l-idea.

X’tagħmel?

Int maniġer tal-programm. Ġurnata waħda, il-maniġer ta’ wieħed mill-proġetti li jaħdmu taħt il-programm tiegħek jiġi għandek b’offerta li rċevew għal oġġett ewlieni ta’ akkwist. Minħabba l-importanza tagħha, int il-persuna li għandha taċċetta jew tiċħad l-offerta. Madankollu, il-maniġer tal-proġett huwa aktar involut fil-qasam relatat ma’ dik l-offerta u għandu membri tekniċi tat-tim ikkwalifikati biex jiġġudikaw l-aspetti tekniċi tagħha.

Għadek kemm irċevejt l-offerta u għadek ma qrajthiex. X’twieġeb lill-maniġer tal-proġett?

Regolament ġdid jidħol fis-seħħ fi żmien 3 xhur, u l-kumpanija tiegħek għadha kemm indunat li wieħed mill-prodotti ewlenin tagħkom huwa inkompatibbli mar-regolament il-ġdid. Għalhekk jiġi definit proġett kritiku biex il-prodott jiġi aġġustat u jsir kompatibbli. Dan il-proġett huwa tant importanti li għandu baġit prattikament bla limitu, għax 83% tad-dħul tal-kumpanija jiddependi minn dak il-prodott, u jekk fi 3 xhur ikun inkompatibbli, ma tibqgħux tistgħu tużaw dak il-prodott ewlieni.

Intgħażilt bħala l-maniġer tal-proġett u bdejt il-bidu tal-proġett (it-tħejjija u l-ippjanar), meta wieħed mill-eżekuttivi tal-kumpanija jiġi għandek u jgħidlek hekk:

“Jekk jogħġbok tibqax taħli l-ħin! M’għandniex minuta x’nitilfu, u rridu naħdmu kemm jista’ jkun malajr biex nilħqu l-iskadenza.”

X’tagħmel?

Int il-maniġer ta’ tim fi proġett, u f’dak it-tim jaħdmu għalik 8 inġiniera. Ġurnata waħda, tara wieħed minnhom wieqaf ħdejn it-tieqa, iħares lejn it-triq. Tmur hemm u tistaqsih kif inhu. Titkellmu ftit, u tinduna li l-passjoni vera ta’ dan l-inġinier żagħżugħ kienet li jsir disinjatur u mhux inġinier, imma minħabba l-pressjonijiet fil-familja kien iddeċieda li jistudja l-inġinerija.

Fil-kumpanija tiegħek hemm dipartiment tad-disinn, u jeħtieġu membru żagħżugħ ġdid fit-tim. Qed tikkunsidra tintroduċi lil din il-persuna magħhom. X’tagħmel?

Int maniġer tal-programm, u l-maniġer tal-portafoll talbek issegwi u tirrapporta n-numru ta’ sigħat persuna li użajt minn kull waħda mit-tliet kategoriji ta’ għarfien espert li ddefinixxew fl-organizzazzjoni.

X’twieġeb?

Int l-isponsor ta’ proġett bi prezz fiss għall-bini ta’ kumpless għal-Logħob Olimpiku. Ġara xi ħaġa mhux mistennija, u l-maniġer tal-proġett tiegħek ibassar dewmien ta’ xahrejn minħabba din il-kwistjoni. Il-maniġer tal-proġett, flimkien mal-membri ewlenin tat-tim, għamel workshop biex jinstabu għażliet differenti ta’ rkupru, u setgħu jiffurmaw żewġ għażliet possibbli biss:

• Għażla A: Nistgħu nbaxxu l-kwalità sal-livell minimu aċċettabbli, u dan jagħmel xi wħud mill-attivitajiet tagħna eħfef u aktar mgħaġġla, u nkunu nistgħu nlestu l-proġett fil-ħin.

• Għażla B: Jekk inżidu l-baġit tal-proġett bi 30%, inkunu nistgħu nimpjegaw ftit nies ewlenin u nixtru ċertu tagħmir, li flimkien jippermettulna nlestu l-proġett fil-ħin.

Liema għażla tagħżel?

Int maniġer tat-tim fi proġett b’tim ta’ 12-il inġinier. Wieħed minnhom jiġi għandek u jgħidlek li s-sistema ta’ awtomonitoraġġ tas-sistema tal-ħażna tal-proġett tindika li l-biċċa l-kbira tal-hard drives jinsabu fi stat ta’ riskju għoli, ilkoll fl-istess ħin.

X’tagħmel l-ewwel?

Għandek laqgħa mat-tim tiegħek biex tiddiskutu kwistjoni u tuża l-input tagħhom biex tieħu deċiżjoni finali. Matul il-laqgħa, tinnota li wieħed mill-membri tat-tim jidher imdejjaq. Tistaqsi lil dak il-membru x’jaħseb dwar id-diskussjonijiet u jekk hemmx xi ħaġa x’iżid, imma ma jagħti l-ebda opinjoni.

X’tagħmel wara l-laqgħa?

Int maniġer tal-proġett f’kumpanija kbira. Maniġer tal-proġett ieħor jiġi għandek ġurnata waħda jilmenta dwar l-isponsor tiegħu:

“L-isponsor tiegħi bagħatli email ftit jiem ilu jitlobni xi informazzjoni. Wara li rċevejt l-email, mort l-uffiċċju tal-isponsor u għedt li ridt nispjega x’kien qed ifittex. L-isponsor iddejjaq ftit u qalli li l-aħjar hu li nibgħat l-informazzjoni bl-email. Għedt li normalment l-affarijiet imorru l-aħjar meta n-nies jiltaqgħu wiċċ imb wiċċ, u l-isponsor sempliċement qal: ‘Le, dan mhux minnu. Il-laqgħat wiċċ imb wiċċ jieħdu ħafna ħin u għandhom jintużaw biss meta jkunu meħtieġa. F’każ bħal dan, nistenna li tieħu l-ħin tiegħek, taħseb fuq l-email tiegħi u toffrili l-informazzjoni li neħtieġ fi ftit sentenzi miktuba, minflok teħodli nofs siegħa jew siegħa mill-ħin tiegħi f’laqgħa wiċċ imb wiċċ.’ Temminha din?!”

Il-maniġer tal-proġett kien konfuż u mdejjaq u staqsiek x’taħseb dwar il-konverżazzjoni li kellhom. X’tagħti bħala parir?

Int maniġer tal-proġett. F’laqgħa fi grupp mal-membri tat-tim, tlabt lil wieħed mill-maniġers tat-timijiet tiegħek iħejji l-minuti tal-laqgħa. Fl-aħħar, indunajt li rrekordja l-laqgħa fuq il-laptop tiegħu u uża software biex joħloq il-minuti tal-laqgħa awtomatikament.

Kif tirreaġixxi?

It-tim tiegħek se jagħmel xi ħaġa fil-proġett. Dan il-kompitu jeħtieġ madwar 20 pass differenti, u huwa importanti li ma jintesa l-ebda wieħed minnhom, li jsiru fl-ordni t-tajjeb u li ma jintilfu l-ebda dettalji f’ebda wieħed minn dawk il-passi. Din hija t-tieni u l-aħħar darba li jridu jagħmluh, u għalkemm għamluh id-darba l-oħra, ma ddokumentawx il-proċess tiegħu, u għalhekk iridu jerġgħu jaħsbu l-passi mill-ġdid.

X’tagħtihom bħala parir dwar id-dokumentazzjoni tiegħu?

Int maniġer tal-programm. Maniġer tal-proġett relattivament ġdid jinħatar fuq proġett mhux sensittiv li qed jitmexxa taħt il-programm tiegħek. Il-proġett huwa dwar il-bini ta’ dar żgħira u separata għall-mistednin f’rokna ta’ ċentru kulturali. Il-maniġer tal-proġett suppost iħejji dekompożizzjoni ġerarkika tal-ambitu tal-proġett. Jiġi għandek jgħid li għandu żewġ għażliet u qed jistaqsi liema hi l-aħjar:

Għażla A:

• Id-dar
  • Xogħol fil-ħamrija
  • Pedamenti
  • Ħitan
  • Saqaf
  • Twieqi
  • Elettriku
  • Arja kkundizzjonata
  • Pajpijiet
  • …
• Il-ġnien maġenb id-dar
  • Diviżorji
  • Pjanti
  • Drenaġġ
  • Sistema tat-tisqija
  • Dwal
• Il-mogħdija taċ-ċangaturi lejn il-binja ewlenija

Għażla B:

• L-art
  • Xogħol fil-ħamrija tad-dar
  • Pedamenti tad-dar
  • Diviżorji tal-ġnien
  • Mogħdija taċ-ċangaturi
• Il-bini
  • Ħitan
  • Saqaf
  • Twieqi
• Elettriku
  • Dar
  • Ġnien
• Pajpijiet u mekkanika
  • Dar
  • Ġnien

Liema hi aħjar?

Tintbagħat 420 sena ’l quddiem fiż-żmien, fejn hemm nuqqas ta’ mexxejja tajbin. Tinsab fuq vapur spazjali f’żona li jsejħulha l-Kwadrant Delta. L-uffiċjal tax-xjenza tiegħek jispjega li s-sistema tagħhom tat-tħaffir tal-kristalli tad-dilitium, meħtieġa biex tirregola r-reazzjonijiet materja-antimaterja tal-warp drives tagħhom, għandha problema u qed tipproduċi kristalli b’effiċjenza ta’ 5%! Tistaqsihom ħafna mistoqsijiet, u huma jibqgħu jispjegaw, imma int ma tifhem xejn!

L-uffiċjal tax-xjenza jgħid: “Irridu nsolvu l-problema tat-tħaffir mill-aktar fis possibbli, imma għadna ma nafux kif. Madankollu, l-effiċjenza ta’ 5% taħli ħafna materja prima, u peress li t-tħaffâr eżistenti ma jidhirx li jissewwa, qed nikkunsidraw li nneħħuh mis-servizz minnufih u mbagħad infittxu sistema tat-tħaffir li tissostitwih. Nipproċedu?”

Għandek kumpanija Ewropea tal-investiment ta’ daqs medju li tagħti self lil nies li jridu jirrinnovaw darhom. Għandek ħafna applikazzjonijiet, u tista’ tagħti self lil madwar 10% minnhom biss. Mela trid tagħżel l-aħjar 10% bl-inqas riskju. Madankollu, l-applikazzjonijiet huma sempliċement wisq, u r-reviżjoni tagħhom tieħu ħafna ħin u tiswielek ħafna. Għalhekk bdejt proġett u żviluppajt software biex il-proċess jiġi awtomatizzat għalkollox u jintgħażlu l-aqwa applikazzjonijiet għas-self bl-użu tal-intelliġenza artifiċjali (IA).

Ilek tuża dan is-software madwar sena, u f’daqqa waħda tispiċċa l-qorti: skont l-Att Ewropew dwar l-IA, li ma kont taf xejn dwaru, applikazzjoni bħal din titqies ta’ riskju għoli u ma tistax tawtomatizza l-proċess mingħajr superviżjoni u mingħajr kundizzjonijiet oħra bħat-trasparenza u t-traċċabbiltà. Jekk tinstab ħati, ikollok tħallas €8,500,000, u dan joħloq problemi serji lill-kumpanija tiegħek jew saħansitra jfallilha.

Kif tirreaġixxi, minbarra li ġġib avukat mill-aktar fis possibbli?

Int maniġer tat-tim fi proġett. Ilu ftit jiem li wieħed minn sħabek fit-tim jidher imdejjaq. Tistaqsih jekk kollox huwiex sew, imma jgħid li kollox sew u ma jitkellem dwar l-ebda problema.

X’tagħmel?

L-organizzazzjoni tiegħek mingħajr skop ta’ qligħ għandha finanzjament mill-gvern biex ittejjeb il-ġestjoni tal-proġetti madwar il-pajjiż, għax din għandha impatt kbir fuq it-titjib tal-kwalità tal-ħajja taċ-ċittadini.

Sirt l-isponsor ta’ dan il-programm u bdejt proġett ewlieni biex jinħoloq taħriġ faċli biex tifhmu, prattiku, lokalizzat u b’ritmu liberu, ibbażat fuq waħda mill-metodoloġiji magħrufa tal-ġestjoni tal-proġetti.

F’nofs il-proġett, il-maniġer tal-proġett jgħarrfek li, peress li dik il-metodoloġija kienet proprjetarja, is-sidien tagħha daħħlu regola ġdida: għal kull persuna li titħarreġ fil-metodu tagħhom, trid titħallas tariffa lilhom, u min jitħarreġ irid jagħmel ukoll l-eżami tagħhom, li huwa relattivament għali. Oriġinarjament, l-idea kienet li t-taħriġ ikun b’xejn għal kulħadd, biex il-kandidati potenzjali kollha jiġu mħeġġa jużawh.

X’tagħmel?

It-tim tiegħek jibni software li se jintuża biex jipprovdi servizz kritiku lil industrija sensittiva għal 10 xhur. Iż-żamma ta’ dak is-servizz attiv hija diffiċli, u skont il-kuntratt tiegħek, ikollok tħallas €100k għal kull siegħa ta’ waqfien. L-investigazzjoni tiegħek tissuġġerixxi li prodott normali bħal dak li qed tibni għandu medja ta’ siegħa waqfien fix-xahar.

Kellek diversi workshops mat-tim tiegħek, u stajtu toħorġu bis-soluzzjonijiet li ġejjin biex jitnaqqas il-waqfien:

• Soluzzjoni 1: Tiswa €100k sa €300k u tnaqqas 30% sa 50% tal-waqfien potenzjali.
• Soluzzjoni 2: Tiswa €500k sa €800k u tnaqqas 60% sa 70% tal-waqfien potenzjali.
• Soluzzjoni 3: Tiswa €400k sa €1,300k u tnaqqas 60% sa 95% tal-waqfien potenzjali.
• Soluzzjoni 4: Tiswa €800k sa €1,600k u tagħmel il-waqfien kważi impossibbli.

Liema tagħżel?

Ġejt impjegat riċentement f’kumpanija u minnufih inħtart maniġer ta’ proġett tal-IT sensittiv. Il-membri tat-tim, madankollu, mhumiex kuntenti bil-ħatra tiegħek, għax għandek biss esperjenza fil-ġestjoni ta’ proġetti mhux tal-IT. Tispjega lit-tim li temmen li tista’ tkun maniġer mill-aqwa għalihom u titlobhom jagħtuk ċans.

Wara ftit xhur, issejjaħ lill-membri tat-tim għal laqgħa u tistaqsihom dwar l-esperjenza tagħhom miegħek bħala l-maniġer tal-proġett. Jidhru kuntenti ħafna, u meta tistaqsihom jekk hemmx xi ħaġa li jixtiequ tkun differenti, ħadd ma jagħti opinjoni.

X’tagħmel?

Int maniġer tal-portafoll. Ġurnata waħda, wieħed mill-esperti tal-IT, jismu Cruz, jiġi għandek u jgħidlek dwar l-idea tiegħu. Jekk l-idea tiegħu tiġi implimentata, il-probabbiltà ta’ attakki ċibernetiċi tonqos b’mod sinifikanti. Tistaqsih dwar in-numru ta’ attakki li kellkom qabel, u jgħid li l-kumpanija qatt ma kellha attakk, imma dan biss għax kellkom xorti. Tistaqsi lil Cruz dwar l-opinjoni tad-direttur tad-dipartiment tal-IT. Cruz jgħid li d-direttur ma għoġbitux l-idea u għalhekk ma ressaqhiex lis-sistema ta’ ġestjoni tal-portafoll. Għalhekk Cruz ġie direttament għandek, bit-tama li jikkonvinċik titkellem mad-direttur u tagħti ċans lill-proġett.

X’tagħmel?

Ġejt impjegat f’kumpanija żgħira biex ittejjeb il-ġestjoni tal-ekosistema tal-proġett tagħhom. Il-kumpanija twaqqfet erba’ snin ilu minn tliet ħbieb. Ma ddumx ma tinduna li hemm ftit tensjoni bejn tnejn minnhom, li kważi kulħadd fil-kumpanija nqasam f’wieħed miż-żewġ kampijiet, u li kull kamp jipprova jirbaħ aktar poter.

X’tagħmel b’din l-informazzjoni?

Int il-maniġer ta’ proġett ta’ daqs medju. Azar u Monet huma tnejn mill-maniġers tat-timijiet tiegħek li dan l-aħħar kellhom kunflitti bejniethom: Monet jgħid li Azar jindaħal fid-dettalji ta’ dak li jagħmel it-tim ta’ Monet u jimmina l-awtorità tiegħu, u Azar jgħid li t-tim ta’ Monet jipproduċi riżultati tanġibbli ta’ kwalità baxxa li joħolqu problemi lit-tim ta’ Azar.

Issa Monet ġie għandek u qallek, irrabjat: “Ma nistax nibqa’ naħdem hekk; nibqa’ naħdem hawn biss jekk Azar ma jibqax maniġer tat-tim f’dan il-proġett.”

Azar jisma’ l-konverżazzjoni u jgħajjat: “Għal darba naqbel ma’ Monet! Jew posti jew ta’ Monet. Jekk jogħġbok agħżel wieħed minna.”

X’tagħmel?

Int il-maniġer ta’ proġett ta’ riċerka. Wieħed mill-membri tat-tim tiegħek, speċjalist, kien qed juri lill-klijent x’għamel it-tim tiegħu dan l-aħħar għall-proġett. Ir-rappreżentant tal-klijent irrabja ħafna, għax dak li sar kien ibbażat fuq nuqqas serju ta’ fehim tal-ħtiġijiet tal-klijent u għalhekk kien dewwem il-proġett b’mod sinifikanti. Telaq mil-laqgħa u ċemplilkom ftit minuti wara: “Ninsab imdejjaq ħafna b’din il-persuna. Jekk jogħġbok ibgħatha l-uffiċċju tiegħi biex nitkellmu u naraw tistax tibqa’ f’dan il-proġett.”

X’twieġeb?

Int il-maniġer ta’ programm kbir. Wieħed mill-maniġers tal-proġetti tiegħek jiġi għandek bi problema serja: iffirma kuntratt ma’ parti terza biex tfornihom tagħmir meħtieġ fil-proġett għal prezz ta’ €60K. Il-parti terza fornejt it-tagħmir, imma qed jitolbu minflok €700K minħabba xi tikkeċità fil-kuntratt, u ma jiħdux it-tagħmir lura minħabba tikkeċità oħra fil-kuntratt.

Meta l-maniġer tal-proġett qalilhom li t-talba tagħhom ma tagħmilx sens, it-tweġiba tagħhom kienet li tinsab fil-kuntratt, u kulma hemm fil-kuntratt jorbot legalment.

X’taħseb?

Il-proġett tiegħek huwa stmat li jiswa €900K, u meta jitlesta tista’ taqla’ total ta’ €1200K. Il-progress tiegħek issa huwa 80%, u l-pjan tiegħek juri spiża bbaġitjata ta’ €250K sa issa. L-ispiża attwali tiegħek kienet €500K. Id-dħul stmat tiegħek ma nbidilx.

X’tagħmel bħala l-isponsor tal-proġett?

Ġejt impjegat riċentement f’kumpanija żgħira biex tmexxi l-proġetti tagħhom. Kien hemm proġett għaddej għall-iżvilupp ta’ applikazzjoni għal bank, li ħadtu f’idejk bħala l-ewwel biċċa xogħol, u kważi lest. Wasal il-waqt li d-dokumenti tiegħu jiġu arkivjati, meta l-persuna responsabbli għall-appoġġ tal-IT tiġi għandek u tgħidlek li għandhom kont f’waħda mill-pjattaformi famużi tal-ħażna fil-cloud u li jarkivjaw id-dokumenti kollha tal-proġetti tagħhom hemm.

X’twieġeb?

Int il-maniġer ta’ proġett. Kull xahar għandek laqgħa mal-membri tat-tim biex tisma’ l-ideat tagħhom dwar kif ix-xogħol fuq il-proġett jista’ jitjieb. Wieħed minnhom jgħid li f’pajjiż ġar ġie ppubblikat standard ġdid għal xogħol ta’ tip simili u jissuġġerixxi li jintuża fil-proġett. Membru ieħor tat-tim joġġezzjona, jgħid li l-imsemmi standard ipoġġi ħafna limitazzjonijiet fuq dak li jista’ jsir u jnaqqas il-veloċità tax-xogħol.

X’tagħmel?

Int wieħed mill-membri tat-tim tal-ġestjoni tal-portafoll. Matul il-laqgħa ċiklika tal-ippjanar, jiġu identifikati 3 proġetti ġodda kif ġej:

• Proġett A: investiment ta’ €400K b’redditu ta’ €600K u ċans ta’ suċċess ta’ 80%.
• Proġett B: investiment ta’ €500K b’redditu ta’ €550K u ċans ta’ suċċess ta’ 100%.
• Proġett C: investiment ta’ €800K b’redditu ta’ €900K u ċans ta’ suċċess ta’ 90%.

Jekk xi wieħed minn dawn il-proġetti jfalli, ma jkun hemm l-ebda redditu fuq l-investiment għalih. Għandek biżżejjed riżorsi biex tagħmel wieħed biss minn dawn il-proġetti. Ilkoll jiddependu minn avvenimenti esterni, u għalhekk tista’ biss taċċettahom jew tiċħadhom, imma ma tistax tipposponihom. Mela, liema proġett tagħżel?

Int il-maniġer ta’ programm żgħir. Waqt laqgħa mal-maniġers tal-proġetti tiegħek u ma’ membri ewlenin oħra tat-tim, tiddeċiedu kollettivament dwar xi ħaġa relatata mal-programm. Wieħed mill-parteċipanti jgħidlek li Fede, id-direttur tad-dipartiment tal-proċessi, jista’ jkollu xi tħassib dwar dan is-suġġett, u li forsi jkollna nistaqsu l-opinjoni tiegħu. Fede huwa t-tip ta’ persuna li dejjem jindika l-iżbalji f’kull idea, ikun x’ikun. Madankollu, meta x-xogħol isir, Fede ma jkollux għażla ħlief li jaċċettah. Barra minn hekk, Fede m’għandux ħafna esperjenza f’dan il-qasam u probabbilment mhux se jkun jista’ jagħti kummenti utli. Minħabba dan kollu, xi wħud mill-membri ewlenin tat-tim tiegħek jemmnu li aħjar jiġu evitati l-inkwiet billi Fede ma jiġix involut f’dan.

X’tagħmel?

Qed tmexxi proġett li jiżviluppa applikazzjoni web li suppost taħdem għal mill-inqas 15-il sena. F’nofs il-proġett, it-tim jgħarrfek li wieħed mill-fornituri famużi tas-servers virtwali żied karatteristiċi proprjetarji ġodda li jistgħu jgħinu ħafna fil-proġett. Jekk nużaw is-servers tagħhom, b’dawk il-karatteristiċi proprjetarji, il-partijiet li fadal tal-proġett jistgħu jsiru 30% aktar malajr.

X’tagħmel?

Il-kumpanija ż-żgħira tiegħek toffri servizzi ta’ titjib tal-proċessi lil kumpaniji farmaċewtiċi. Kellkom suċċess relattiv f’dan il-qasam u taqilgħu madwar €1.5m fis-sena.

Trid tagħżel wieħed mill-proġetti li ġejjin biex jitmexxa wara:

• Proġett A: Iżid il-kapaċità li toffru servizzi ta’ titjib tal-proċessi relatati ma’ qasam ġdid fil-kumpaniji farmaċewtiċi. Probabbilment iġib benefiċċju annwali ta’ €200K sa €800K lill-kumpanija tiegħek.
• Proġett B: Iżid il-kapaċità li toffru servizzi ta’ titjib tal-proċessi lil kumpaniji fil-qasam tal-bijoteknoloġija. Hija industrija ġdida għall-kumpanija, għalhekk diffiċli tistma l-benefiċċji tagħha, imma l-aħjar stima tiegħek hija li ġġib benefiċċju annwali ta’ 0 sa €900K lill-kumpanija tiegħek.

Kull proġett jeħtieġ investiment ta’ madwar €100K minbarra l-użu tal-ħin tal-persunal tal-kumpanija li kieku jinħela.

Liema proġett tagħżel?

Int il-maniġer ta’ proġett. Ir-rappreżentant tal-klijent jiġi l-uffiċċju tiegħek ġurnata waħda u jitolbok tibdel xi ħaġa fil-proġett. Issejjaħ tnejn mill-membri ewlenin tat-tim tiegħek, u flimkien mar-rappreżentant tal-klijent tiċċekkjaw kull aspett ta’ dik il-bidla u tikkonkludu li m’għandha l-ebda impatt fuq il-miri tal-proġett u għalhekk tista’ tiġi implimentata mingħajr l-ebda kumpens.

Titlob lir-rappreżentant tal-klijent jibgħatlek it-talba għall-bidla bil-miktub biex tkun tista’ ddaħħalha minnufih fil-pjanijiet. Ir-rappreżentant tal-klijent jitolbok ma ddewwimx il-bidla u tagħmilha mingħajr burokrazija żejda, ladarba m’għandha l-ebda impatt fuq il-miri tal-proġett.

X’tagħmel?

Dalwaqt se ssir konferenza dwar il-ġestjoni tal-proġetti fil-belt tiegħek. Iċċekkjajt il-lista tal-kelliema u s-suġġetti tagħhom. Sfortunatament, il-kelliema ma jidhrux b’ħafna esperjenza, u l-ftit vidjows li sibt online minn preżentazzjonijiet preċedenti tagħhom ma jidhrux informattivi ħafna. Min-naħa l-oħra, is-suġġetti kollha jidhru li qed isegwu l-aħħar tendenzi minflok jiffokaw fuq dak li jista’ jgħin lill-prattikanti.

Tmur għall-konferenza?

Persuna relattivament żagħżugħa tiġi għandek għal parir. Hija kuntenta fix-xogħol attwali tagħha, imma trid tagħmel kors ta’ 6 xhur relattivament għali, kemm għall-avvanz fix-xogħol kif ukoll għas-sodisfazzjon personali. Għażlet żewġ korsijiet li jinteressawha l-aktar:

• Kors 1: Algoritmi u tipi ta’ data
• Kors 2: Inġinerija avvanzata tal-prompts tal-IA

X’tagħti bħala parir?

Maniġer tal-proġetti fil-kumpanija tiegħek jiġi għandek, jirrakkonta b’entużjażmu dwar il-laqgħa li kellu ma’ kumpanija oħra:

“Kienet qisha kamp tal-battalja! Konna qed niġġieldu fuq 7 punti, u kull wieħed minna ried jirbaħ kemm jista’ jkun minnhom. Aqta’ kemm irbaħt jien! Kollha! Il-vantaġġi kollha għandna aħna! Se tkun ħaġa kbira. Ħadd ma jinnegozja aħjar minni!”

X’twieġeb?

Int l-isponsor ta’ proġett kritiku fil-kumpanija tiegħek li suppost jaġġusta l-prodott ewlieni tas-software tagħkom biex jikkonforma ma’ regolament ġdid.

It-tim tal-proġett iddisinja soluzzjoni sofistikata u ilu jaħdem fuqha ftit xhur. Il-proġett huwa lest madwar 85% meta, f’daqqa waħda, wieħed mill-membri tat-tim joħroġ b’soluzzjoni estremament sempliċi għall-problema oriġinali li tista’ tiġi implimentata fi ftit jiem biss. Madankollu, qabel ma tiġi implimentata, il-bidliet li diġà saru mill-proġett iridu jitreġġgħu lura, u dan jieħu l-ħin.

Tlabt lill-maniġer tal-proġett janalizza ż-żewġ għażliet, u dan huwa r-riżultat:

• Biex titlesta s-soluzzjoni sofistikata, huma meħtieġa 1200 unità oħra ta’ sforz.
• Biex titwaqqaf is-soluzzjoni sofistikata attwali, titreġġa’ lura, u mbagħad tinbeda l-implimentazzjoni tas-soluzzjoni sempliċi, huwa meħtieġ total ta’ 1400 unità ta’ sforz.

Skont il-maniġer tal-proġett, dawn iż-żewġ soluzzjonijiet ikollhom eżitu simili fil-futur prevedibbli.

Liema tagħżel?

Wieħed mill-membri tat-tim tiegħek jagħmel ħafna żbalji, u dawk l-iżbalji qed jagħmluha dejjem aktar diffiċli għall-bqija tat-tim biex jagħmlu xogħolhom. Dan il-membru tat-tim dejjem jasal il-kumpanija fil-ħin u jibqa’ madwar siegħa aktar mill-mistenni. Jidher ukoll stressjat mill-iżbalji.

X’tagħmel?

Sirt il-maniġer ta’ proġett uniku fix-xorta tiegħu. Bnejt tim ta’ esperti u ddeċidejt li teħtieġ metodu ta’ ġestjoni tal-proġett u sistema ta’ kontroll/assigurazzjoni tal-kwalità mill-aktar fis possibbli.

Kif tipproċedi?

Int maniġer tal-programm. Il-maniġer ta’ wieħed mill-proġetti ż-żgħar li qed jitmexxew taħt il-programm tiegħek, persuna relattivament żagħżugħa b’esperjenza limitata fil-ġestjoni tal-proġetti, jiġi għandek b’mistoqsija:

“Nibqa’ nispjega kollox lit-tim tiegħi kemm nista’ tajjeb, imma xorta jibqgħu jiġu lura għandi bil-mistoqsijiet il-ħin kollu, u dan idewwem ix-xogħol. Xi drabi saħansitra jagħmlu l-ħaġa l-ħażina, u jkolli nispjega għal darba, darbtejn. X’għandi nagħmel bihom?!”

Tgħix f’pajjiż li m’għandux sigurtà soċjali xierqa, u ma jkun hemm l-ebda appoġġ jekk titlef xogħlok. Ma tispiċċax bla dar jekk jiġri, għax dejjem tista’ tissellef il-flus mingħand il-ħbieb u l-familja, imma tippreferi ma tagħmilx hekk.

L-istima tiegħek hija li tista’ ssib xogħol ġdid f’madwar 3 xhur jekk titlef xogħlok attwali. Bħalissa għandek biżżejjed tfaddil biex tgħix normali għal 10 xhur jekk titlef xogħlok, u dan jagħtik marġni ta’ sigurtà eċċellenti.

Għandek opportunità ġdida ta’ investiment li teħtieġ it-tfaddil kollu tiegħek. Bi tpattija, hemm ċans tajjeb ħafna li tirnexxi, u jekk tirnexxi, tirdoppja flusek. Min-naħa l-oħra, hemm ċans żgħir li tfalli, u f’dak il-każ, titlef it-tfaddil tiegħek. Jekk titlef it-tfaddil, jeħtieġlek madwar 16-il xahar biex tfaddal biżżejjed ħalli tmantni ruħek għal 3 xhur bla xogħol.

X’tagħmel?

Qed tibni binja tal-uffiċċji, u fiha hemm 30 bieb tal-ħġieġ. Trid tinstalla l-bibien wara t-tikħil tal-ħitan u qabel ma jiġu miżbugħin, għax il-bibien iridu jkunu magħluqin biex ma jidħolx trab u joqgħod fuq iż-żebgħa niedja. Il-problema, madankollu, hija li fil-binja għadhom jaħdmu l-ħaddiema, u jistgħu jolqtu l-bibien bit-tagħmir tagħhom u jkissruhom. F’dak il-każ, ikollok tibdilhom.

Din li ġejja hija l-informazzjoni storika dwar il-proġetti preċedenti fil-kumpanija tiegħek:

• 40% probabbiltà li ma jinkiser l-ebda bieb tal-ħġieġ
• 30% probabbiltà li jinkisru sa 3% tal-bibien
• 10% probabbiltà li jinkisru sa 7% tal-bibien

Biex tixtri l-bibien tal-ħġieġ, ikollok tħallas 100 unità ta’ flus jekk tixtri inqas minn 10, u 50 unità ta’ flus jekk tixtri aktar minn 20 bieb. Kemm tixtri issa?

Taħdem bħala maniġer tal-proġetti u tal-programmi f’kumpanija rispettata ffokata fuq proġetti tal-kostruzzjoni. Għodwa waħda, meta tmur għand tal-furnar tal-lokal tixtri l-ħobż, tara poster dwar komunità lokali li tlaqqa’ l-voluntiera flimkien u tmur fi djar l-anzjani għal rinnovazzjonijiet żgħar. Fil-qiegħ tal-poster hemm miktub li qed ifittxu voluntier li jgħinhom bħala maniġer tal-proġett.

Il-poster jispjega li l-maniġer tal-proġett huwa meħtieġ għal madwar 6 sigħat kull weekend. Taħseb fuqha u tikkonkludi li għandek il-ħin għal dan. Imma, hija idea tajba li tivvolontarja għal dan?

Għandek proġett ta’ 16-il xahar b’data tat-tmiem mhux negozjabbli u baġit ta’ €700K. Hemm tagħmir li trid tordna għall-proġett, li jieħu madwar 11-il xahar biex jiġi prodott u jiswik €90K. Meta tkun qed tinnegozja l-kuntratt mal-fornitur, ikunu diġà għaddew 4 xhur mill-proġett, u għalhekk ma tantx hemm lok għal dewmien.

Jekk tista’ tagħmel waħda biss minn dawn li ġejjin, liema tkun?

Għandek żewġ esperti tal-ogħla livell b’kapaċitajiet simili fit-tim tiegħek. Hemm ukoll 5 persuni oħra, imma dawn m’għandhom l-ebda esperjenza u ma jistgħux jaħdmu mingħajr superviżjoni minn dawk l-esperti. Ippruvajt dawn iż-żewġ konfigurazzjonijiet:

• Għażla A: Kulħadd jaħdem flimkien fuq l-istess riżultati tanġibbli.
• Għażla B: In-nies jinqasmu f’żewġ timijiet, kull wieħed b’wieħed miż-żewġ esperti. It-timijiet jaħdmu fuq riżultati tanġibbli separati mingħajr ma jkunu involuti f’dawk tat-tim l-ieħor.

Fix-xenarju A, setgħu jlestu 1812-il unità ta’ xogħol fi 3 xhur. Fix-xenarju B, setgħu jlestu 1885 unità ta’ xogħol fi 3 xhur. Liema konfigurazzjoni tagħżel bħala dik permanenti?

Tlabt lil tim ta’ esperti fil-proġett tiegħek jikkomponi checklist tal-passi kollha li kulħadd għandu jieħu meta jirrevedi disinn tekniku. Qed tittama li din tgħin biex titjieb il-kwalità, għax xi drabi l-inġiniera jinsew jagħmlu xi passi.

Madankollu, il-checklist li ħolqu dawk l-esperti għandha madwar 80 element, u tinsab imħasseb li tista’ tidher tqila wisq għall-inġiniera u b’riżultat ta’ hekk ma tintużax. X’tagħmel?

Tibgħat ħafna emails lill-membri tat-tim tiegħek. Innutajt li ħafna minnhom ma jaħdmux tajjeb: jew il-parti l-oħra jkollha tistaqsi mistoqsijiet f’diversi skambji ta’ emails biex tifhem il-punt tiegħek, jew sempliċement tifhem ħażin il-messaġġ oriġinali u tagħmel xi ħaġa li ma taqbilx mal-aspettattiva tiegħek.

X’tagħmel?

Int il-maniġer tas-sit ta’ proġett tal-kostruzzjoni. Innutajt li xi nies ma jilbsux l-elmu tas-sigurtà meta jidħlu fil-binja, u dan huwa perikoluż ħafna. Biex issolvi l-problema, torganizza taħriġ dwar is-saħħa u s-sigurtà għal kulħadd fil-proġett. It-taħriġ għen biex il-problema tonqos sa ċertu punt, imma mhux għalkollox. Għalhekk, tagħmel lil wieħed mill-ħaddiema responsabbli biex joqgħod fid-daħla u ma jħalli lil ħadd jidħol mingħajr elmu tas-sigurtà.

Dalgħodu, wieħed mir-rappreżentanti tal-klijent ġie fis-sit għal żjara għal għarrieda. Ried jidħol fil-binja, imma dak il-ħaddiem ma ħalliehx għax ma kellux elmu tas-sigurtà. Ir-rappreżentant irrabjat issa jinsab fl-uffiċċju tiegħek, jitolbok tweġiba u jhedded li se jilmenta uffiċjalment mal-maniġer tal-proġett jew mal-isponsor tal-proġett u saħansitra jitlobhom ineħħuk mill-pożizzjoni tiegħek jekk imġiba bħal din tkompli.

Int maniġer tal-portafoll, u wieħed mill-isponsors tal-proġetti jiġi għandek b’mistoqsija: “Ili nipprova nkejjel il-benefiċċji tal-prodott tal-proġett tiegħi minn mindu ntemm il-proġett, imma m’iniex ċert li qed jirnexxi. Inbigħu s-servizzi tiegħu lil negozji oħra, u qed nara li qed inbigħuh lil dejjem aktar negozji, imma l-profitti tagħna ma tantx jiżdiedu!”

X’tagħti bħala parir?

Qed tmexxi proġett tal-kostruzzjoni. Dak li se tibni jinsab maġenb wirt kulturali skedat, u tinsab imħasseb li l-vibrazzjonijiet ikkawżati mit-tħaffir tal-art jistgħu jagħmlu ħsara lill-binja skedata.

Tiddiskuti t-tħassib tiegħek mal-inġinier rilevanti, u jidher fiduċjuż, imma t-tweġiba tiegħu ma tikkonvinċikx. Għalhekk tistaqsi lil ex kollega dwarha. Iqatta’ ftit ħin jiċċekkja l-pjanijiet u d-disinji u jgħidlek li t-tħaffir ikun tajjeb, imma probabbilment teħtieġ puntellar: struttura temporanja li żżomm il-ħamrija wara t-tħaffir sakemm tinbena l-binja l-ġdida.

Tistaqsi lill-inġinier strutturali tal-proġett, u jgħid li f’dan il-proġett mhux meħtieġ puntellar. M’intix sodisfatt. Għalhekk tmur għand il-maniġer ta’ dak l-inġinier, id-direttur tad-dipartiment tal-inġinerija ċivili, u tistaqsih l-opinjoni tiegħu. Jgħidlek: “M’għandekx għalfejn tinkwieta dwarha; kollox se jkun sew. Jekk jiġri xi ħaġa, ir-responsabbiltà nerfagħha jien, mhux int.”

X’tagħmel?

Wieħed mill-membri tat-tim tiegħek għamel xi ħaġa kuraġġuża u intelliġenti, li salvat lill-proġett minn ħafna nkwiet. Trid turi apprezzament għal dik l-imġieba, imma m’hemmx wisq baġit, u kulma tista’ tonfoq huwa ammont ta’ flus ekwivalenti għal 10% tas-salarju ta’ xahar ta’ dik il-persuna.

Ħsibt f’dawn l-għażliet. Liema tagħżel?

Int maniġer tat-tim fi proġett li jibni applikazzjoni web. Il-maniġer tal-proġett jitolbok iżżid mal-applikazzjoni funzjonalità li tiġbor informazzjoni personali żejda mill-utenti. Tistaqsi l-iskop, u jispjega li informazzjoni bħal din hija utli u l-kumpanija tista’ tkun tista’ tbigħha fil-futur. Tgħid li dan jista’ jkun ksur tal-privatezza tal-utenti, u l-maniġer tal-proġett jgħidlek tħalli dan f’idejn l-avukati tal-kumpanija u timplimenta l-funzjonalità.

X’tagħmel?

Sejjaħt lill-membri kollha tat-tim tal-proġett għal workshop biex tiddiskutu l-ħsara teknika riċenti f’wieħed mill-apparati u ssibu l-aħjar soluzzjoni possibbli għaliha. Ftit wara l-bidu tal-workshop, wieħed mill-parteċipanti kien qed jagħti idea meta parteċipant ieħor interrompieh u beda jiddeskrivi s-soluzzjoni tiegħu stess. L-ewwel persuna rrabjat, qal li t-tieni persuna dejjem tagħmel hekk apposta, u ftit nies oħra ndaħlu, jieħdu n-naħa ta’ wieħed jew l-ieħor.

X’tagħmel?

Int maniġer tal-proġetti f’kumpanija kbira ffokata fuq il-bini ta’ impjanti tal-proċessi. Waqt avveniment tal-kumpanija, tisma’ bla ma trid lil wieħed mill-membri żgħażagħ tat-tim tiegħek jgħid lil xi ħadd ieħor li r-raġuni għala ried jiġi impjegat f’din il-kumpanija kienet li dejjem xtaq isir maniġer tal-proġetti fi proġetti kbar tal-impjanti tal-proċessi.

L-għada tiċċekkja u tinduna li ż-żagħżugħ għandu pożizzjoni ta’ inġinier fit-tim. Skont il-maniġer ta’ dak it-tim, il-prestazzjoni taż-żagħżugħ mhijiex ħażina, imma lanqas mill-aqwa.

X’tagħmel b’din l-informazzjoni?

Ġejt mistieden tmur għal waħda mil-laqgħat ta’ kull xahar ta’ maniġer tal-proġett f’kumpanija differenti. Tinnota li xi membri tat-tim ma dehrux għal-laqgħa, u xi wħud qed jilagħbu bit-telefowns tagħhom minflok jipparteċipaw. Kien hemm ukoll inċident fejn il-maniġer tal-proġett qal xi ħaġa, wieħed mill-parteċipanti fesfes xi ħaġa, u kulħadd beda jidħak bil-maniġer tal-proġett. Il-maniġer tal-proġett baqa’ kalm u pprova jikkontrolla s-sitwazzjoni b’mod ħbiberija.

X’tagħti bħala parir?

Int maniġer tal-programm. Wieħed mill-proġetti tiegħek għandu maniġer li kellu suċċess kbir: il-prestazzjoni tat-tim tiegħu hija għolja ħafna, il-kwalità ta’ xogħolhom għolja, il-proċessi tagħhom trasparenti, u s-sodisfazzjon tat-tim għoli wkoll.

Il-maniġer tal-proġett eċċellenti mar vaganza qasira ta’ ftit jiem, imma kien hemm strajk u ma setax jiġi lura għax-xogħol għal 10 ijiem. Filwaqt li 10 ijiem mhumiex ħafna, il-prestazzjoni tal-proġett niżlet b’mod sinifikanti.

Kif tiddijanjostika din il-problema?

Int l-isponsor ta’ proġett. Ix-xogħol jinsab fil-bidu, u t-tim qed iħejji u jaħdem fuq l-ippjanar inizjali tal-proġett. Wara ftit, il-maniġer tal-proġett jibgħatlek il-pjanijiet tiegħu għall-approvazzjoni. F’wieħed mid-dokumenti tara lista tal-partijiet interessati kif ġej:

Partijiet interessati:

• Interni
  • It-tim tal-proġett
  • Dipartimenti
• Klijent
• Sottokuntratturi
  • Ditta tal-periti
  • Ħaddiema tal-konkos
  • Ħaddiema tal-istrutturi tal-azzar
  • Bajjada
  • Disinjaturi tal-intern
• Oħrajn
  • Il-kunsill lokali

Kif tevalwaha?