---
title: Arhivirati projektnu dokumentaciju
acode: F04
principles:
  - 2
  - 5
  - 6
---

U trenutku kada se približavamo završetku projekta, vrijeme je za arhiviranje kompletne projektne dokumentacije.

## Svrha

Arhiva bi trebala biti sigurna i dostupna autoriziranom osoblju u budućnosti, tako da osoblje uvijek može koristiti informacije iz prethodnih projekata, umjesto da "otkriva toplu vodu". Sustav upravljanja portfeljem bi u budućnosti također mogao trebati arhivirane informacije u svrhu detaljnije analize završenih projekata.


## Uobičajene zamke

U nastavku slijede neke od najvažnijih detalja koje trebate uzeti u obzir:

* Kad je moguće, nastojte da se kompletna arhiva nalazi na jednom mjestu i da datoteke nisu razbacane
* Osigurajte da se dokumenti u arhivi mogu samo čitati, ne i mijenjati
* Vodite računa o uspostavi sustava sigurnosnog kopiranja podataka (back-up) kako se oni ne bi izgubili
* Arhiva mora biti sigurna i zaštićena, a pristup može imati samo autorizirano osoblje.

Dodatno, česti problem s dokumentacijom je da sadržaj dokumenata nije dovoljno jasan i da jedino osobe koje su aktivno radile na dokumentu mogu razumijeti pravo značenje i kontekst. Vodite računa da su svi dokumenti jasni i jednostavni, tako da ih može razumijeti i netko tko nije upoznat s kontekstom projekta. Ova strategija vam može pomoći i za vrijeme provedbe dugotrajnih projekata, jer se internim dionicima često događa da imaju poteškoće u razumijevanju čak i vlastitih dokumenata nakon nekoliko mjeseci.
